Real time work force planning

De laatste ontbrekende stap in je organisatie

Real time work force planning is voor organisaties die werken met een omvangrijke buitendienst die bestaat uit engineers en monteurs een waardevolle investering. Elke minuut telt in jouw branche. Vooral voor de engineers die bij klanten op locatie werkzaamheden uitvoeren. Wat je wilt, zijn engineers en monteurs die een zo groot mogelijke capaciteit kunnen leveren, zonder dat dit ten koste gaat van de geleverde kwaliteit of service. Dit is tegenwoordig eigenlijk niet meer mogelijk zonder software. Waar een organisatie tegen de limieten van zijn kunnen op het gebied van planning, time management en efficiëntie loopt, helpen wij de volgende stap zeggen.

Ondersteuning van de juiste software, maakt elke organisatie beter. Waar gewerkt wordt met mensen, worden fouten gemaakt. Door zo veel mogelijk belangrijke handelingen en processen te automatiseren, worden foutmarges teruggedrongen en processen versneld. Het resultaat is een betere communicatie tussen backoffice en de buitendienst, minder administratie en handmatige handelingen, een betere planning, snellere gegevensverwerking, en uiteindelijk dus een betere service, hogere capaciteit en meer winst.


Wat houdt onze real time work force planning in?

Prisma IT heeft software ontwikkeld specifiek voor organisaties die op meerdere plekken tegelijk mensen in de buitendienst, zoals engineers en monteurs, aan het werk hebben. Deze software, genaamd Smartwork werkt in real time. Hiermee wordt real time work force planning mogelijk.

Real time work force planning houdt in dat alle handelingen die je gewend bent om uit te voeren omtrent de planning van engineers, worden gebundeld in een softwarepakket waarin veel handelingen geautomatiseerd kunnen gebeuren. Dit scheelt tijd, geld en maakt het werk een stuk efficiënter en eenvoudiger.


Alle softwarepakketten kunnen worden gekoppeld
Bij Prisma IT zijn wij ervaren, allround softwarespecialisten. Dit betekent niet alleen dat wij software kunnen ontwikkelen die jou helpt, maar ook dat wij onze software kunnen laten communiceren met de software die je reeds gebruikt. Dat is dan ook een van de eigenschappen van ons Smartwork programma. Smartwork heeft als doel om zo veel mogelijk reeds gebruikte softwarepakketten te koppelen en op één plek samen te voegen. Dit maakt het overbodig om in veel verschillende dashboards tegelijk te moeten werken. Alle essentiële gegevens komen overzichtelijk samen op een enkele plek.

Communicatie verloopt uiteraard in twee richtingen. Onze real time work force planning software kan meer dan louter software van derden uitlezen. Gegevens worden verwerkt, aan elkaar gekoppeld en het systeem kan ook weer informatie terugsturen. Dit biedt je volledig beheer vanuit één plek.

 

Backoffice en buitendienst worden aan elkaar gekoppeld
Wellicht wel de moeilijkste factor bij het hanteren van een strakke planning, is communicatie. Bij veel problemen die ontstaan ligt een gebrek aan communicatie hieraan ten grondslag. Dat is lang niet altijd de schuld van een bepaalde partij. Soms is efficiënte communicatie eenvoudigweg lastig. Binnen elke organisatie waarin communicatie tussen backoffice en buitendienst belangrijk is, zullen mensen beamen dat problemen soms ontstaan zonder dat iemand hier iets aan kan doen.

Een van de struikelblokken in organisaties zoals die van jou, is al het papierwerk. Om processen en werkzaamheden goed te laten verlopen, is er administratie nodig en moeten processen worden gerapporteerd, goedgekeurd en dienen er aanvragen te worden gedaan. Traditiegetrouw gebeurt dat met behulp van formulieren. Op locatie wordt een formulier ingevuld, wat vervolgens bij de backoffice belandt, alwaar het verder wordt verwerkt. Voor je het weet, ben je en dag of misschien zelfs wel enkele dagen bezig.

Dat kan ook anders. Door te digitaliseren en gegevens realtime beschikbaar te maken, kan een hoop ellende worden bespaard. Dit is waar real time work force planning zijn meerwaarde direct bewijst. Alles waar je in het verleden op moest wachten om te kunnen beoordelen, goedkeuren of ondertekenen, kan “on the fly” worden gedaan. Wanneer een planner een wijziging verwerkt, is deze direct zichtbaar voor de engineer die op afstaand aan het werk is. Andersom geldt ook: stuurt de engineer een formulier in, dan komt deze direct binnen en kan deze meteen verwerkt worden.

 

Nieuwe mogelijkheden
Het bovenstaande richt zich nog slechts alleen op de communicatie. Er is echter nog veel meer mogelijk met onze slimme software. De mogelijkheid om vrijwel alle softwarepakketten die je gebruikt te koppelen aan realtime verwerking van gegevens, opent nieuwe mogelijkheden. Er kan namelijk niet alleen effectiever en sneller worden gecommuniceerd; gegevens kunnen ook direct worden verwerkt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een engineer zijn opdracht afrondt en dit doorgeeft, waardoor de administratie direct aan de slag kan met het verzorgen van de factuur.

Dit is slechts een voorbeeld van wat er mogelijk is met real time work force planning. Wij zijn niet slechts een software developer die software bouwt waarmee jouw werkprocessen worden geoptimaliseerd; wij kunnen met je meedenken en verregaande oplossingen op maat bieden.

 

Maatwerk gericht op jouw organisatie
Wij zijn altijd in staat om te luisteren nar jouw wensen en eisen en dit te vertalen naar een oplossing op maat. De kans is namelijk groot dat je op een bepaalde manier wilt werken, of op een bepaalde wijze gebruikmaakt van andere toepassingen. Wij zijn erin gespecialiseerd om deze processen optimaal te verwerken in onze software.

 

Wij halen meer uit je organisatie en medewerkers
Wij zien het als onze taak om de maximale mogelijkheden uit onze software te halen, zodat jij hiermee het maximale uit jouw organisatie kunt halen. Daarom is onze Smartwork real time work force planning software voorzien van zeer geavanceerde kunstmatige intelligentie. Het programma leert als het ware jouw organisatie en medewerkers kennen. Deze kennis wordt opgeslagen en benut bij tal van belangrijke handelingen. Denk alleen al aan de planning.

De planners in de backoffice staan elke dag weer voor een grote uitdaging. Hoe kunnen de beschikbare engineers optimaal worden ingezet? Je wilt de best mogelijke service bieden aan je klanten, maar ook zorgen voor een hoge capaciteit en efficiënt met de kosten omgaan. Dit is een combinatie die je graag wilt hebben, maar die vaak moeilijk te realiseren is. Het vergt heel wat denkwerk, gepuzzel en aanpassingen.

Wij weten als expert op het gebied van automatisering inmiddels wat de meerwaarde is wanneer de juiste software planning voor een groot deel kan automatiseren. Software kan nu eenmaal sneller en efficiënter omgaan met data dan dat mensen dit kunnen. Daarom zal het voor jouw backoffice en planning ook voelen als en zegen. Smartwork leert jouw organisatie kennen. Op zeer gedetailleerd niveau. Onder andere door de competenties van alle engineers in kaart te brengen. Deze kunnen worden gekoppeld aan de uit te voeren werkzaamheden.

 

Altijd de optimale route en het maximale rendement
De kunstmatige intelligentie van onze real time work force planning software is altijd in staat om de optimale route, inzet en rendement te berekenen. Het programma kijkt naar de beschikbare resources, de te verrichten taken en maakt op basis daarvan een optimale planning. Elke dag weer zal dit zorgen voor meer tijdswinst, een hogere efficiënte, lagere kosten en dus meer winst.

 

Realtime finetunen
Een programma dat vooraf voor de optimale invulling en planning kan zorgen, biedt natuurlijk een enorme meerwaarde. Onze oplossing gaat echter nog verder dan dat. Dankzij onze Smartwork real time work force planning software kunnen realtime aanpassingen worden gemaakt en gecommuniceerd naar de engineers die onderweg zijn. Hierin schuilt misschien nog wel de grootste winst. Zonder behulp van deze software kan er namelijk nooit zo snel geanticipeerd worden op onverwachte wijzigingen. Denk alleen al aan een simpel scenario waarin een klant onverwacht niet thuis is. Hoe ga je hiermee om? Het betekent waarschijnlijk voor de meeste organisaties heen en weer bellen, checken, opnieuw plannen en vooral veel wachten. Hierdoor gaat er kostbare tijd verloren en gaat de capaciteit drastisch naar beneden.

Dankzij onze slimme software is hier geen sprake van. Het systeem weet altijd de juiste oplossing en heeft deze al klaar staan. Geeft een engineer aan dat hij/zij op locatie op problemen is gestuit en de geplande werkzaamheden niet door kunnen gaan, dan komt de software direct met het beste alternatief zodat het werk zo snel mogelijk hervat kan worden en de planning geen vertraging oploopt.

 

Ontdek zelf de voordelen
Heb je interesse in de voordelen die onze slimme software je kan bieden? Wij vertellen je er graag meer over en verzorgen met plezier een demonstratie. Ook voor jouw organisatie zijn wij in staat om maatwerk te leveren, waardoor wij software kunnen bieden die precies doet waar je behoefte aan hebt en meer.

Prisma IT is inmiddels uitgegroeid tot een gerenommeerde specialist op het gebied van onder andere custom made softwareoplossingen. Smartwork biedt een basis die voor elke organisatie een grote waarde heeft, maar door alles helemaal in te richten op jouw specifieke toepassing, ontstaat een pakket dat de manier waarop je werkt echt gaat veranderen. Zelf in organisaties waarin doorlopend wordt gewerkt aan optimalisatie en efficiëntie, kunnen wij nog het verschil maken door processen te verbeteren op een manier die zonder onze software niet mogelijk was geweest.

Heb je een vraag, wil je meer informatie of een offerte ontvangen? Neem contact met ons op en wij helpen je zo snel mogelijk verder.


Maak direct een afspraak

Voor een persoonlijk gesprek en een demo van ons platform

Afspraak maken